Мэйл бичих соёл :|: Дусал блог

Мэйл бичих соёл

2010-05-15 08:57 xvv

e-mail, захиа, цахим-захиа, электрон-захиа, электрон-шуудан гээд олон нэртэй энэ зүйл амьдралд нэвтэрснээр хүн төрөлхтний хөгжлийн хурдыг хэдэн зуу дахин нэмэгдүүлсэн. Өнөөдөр Монголчууд бид ч үүнийг ихээр ашиглаж байгаа. Хаа холын улсаас ажил төрлөө амжуулах, хайрттайгаа холбогдох, хамаатан садантайгаа мэнд авалцахаас эхлээд хайр сэтгэлээ илчлэх, харааж загнах гээд л олон зүйлс үүгээр дамждаг.

Шууд утсаар ярих, мессеж, мессенжер зэрэг бусад холбооны хэрэгсэлтэй харьцуулахад олон давуу тал бас байдаг. Албан харилцаанд аль болох мэйл бичиж харилцаж хэвших нь бизнесийн соёлын бас нэг хэлбэр юм.

E-mail бичихэд бас анхаарах зүйлс их байдаг. Бид мессенжер, чат програмуудыг мөн өргөн ашигладаг. Заримдаа туйлширч олон зүйлсийг offline байдлаар үлдээх, аль болох шууд харилцахыг эрхэм болгодог хүмүүс олон. Гэвч дараа нь эрээд олдохгүй байх, устах, утсаар ярихад хайж олох боломж муу, баримт үлдэхгүй байх гээд олон сул тал байдаг.

Тиймээс албаны харилцаанд зохистой үед мэйл бичиж хэвшээрэй. Мөн хувийн харилцаандаа ч зарим үед мэйл бичих нь дээр үе байдаг.

Шинээр ажил дээр гарч байгаа залуучууд бол заавал мэдэх, сурах хэрэгтэй соёл юм.

Мэйл бичихдээ дараах зүйлсийг анхаарах нь чухал байдаг гэнэ шүү:

Ойлгомжтой гарчиг хэрэглэ. Гарчиггүй мэйл явуулах, эсвэл "Сайн уу", "hi" гэх мэт утга агуулгагүй гарчиг өгөх зэрэг бүдүүлэг алдаа гаргадаг хүн олон байдаг. Бас агуулга хэсэг нь хоосон гарчиг хэсэгтээ мэйлийн агуулгаа бүтнээр бичих гаж тохиолдол ч цөөнгүй харагддаг. Ийм гарчигтай мэйлээс болж магадгүй таны бичсэн зүйлд хариу ирэхгүй байх, эсвэл хойш тавигдаж болох юм. Ойлгомжтой тодорхой гарчигтай мэйл бичсэнээр та илүү хурдан хариу авах магадлал ихэсдэг. Олон захиа хүлээн авдаг, завгүй хүмүүсийн хувьд нэгэн чухал зүйл нь захианы гарчиг байдаг. Мөн нэг гарчигтай мэйлээр харилцаж байгаад өөр агуулгатай зүйл бичихдээ тухайн мэйлд хариулалгүй шинэ гарчигтай мэйл илгээх нь дээр.
Хувьдаа хадгал. Заримдаа хүмүүстэй захиагаар ярилцсан зүйлсээ хуулж, дамжуулж (forward) өөр хүмүүс рүү илгээх хэрэгцээ гардаг. Мөн мэйлд хариулж бичиж буй үедээ CC, BCC хийж өөр хүн рүү давхар илгээх хэрэгцээ гарах үе байдаг. Ийм үед хэрэгцээгүй, бусад хүмүүст дамжуулж болохгүй хэсгийг устгаж, мөн харилцагчтай ярилцсан зүйлсээ шаардлагатай биш бол харилцагчийн нэр хаягийг устган нууцалж байх нь тухайн хүнийг хүндэлсэн илэрхийлэл болдог.
Аль болох хурдан хариу бич. Хэрвээ та хариу өгөхөд цаг зарцуулагдахаар байгаа бол түүнийгээ тайлбарлаад, тэдий хугацааны дараа би хариу бичье хэмээн богино захиа урьдчилан бичээрэй. Огт хариу өгөлгүй таг болох нь бүдүүлэг ба итгэлгүй харагдуулдаг. Мөн нөгөө хүн тань танаас хариу мэйл ирэхийг хүлээсээр байгаа гэдгийг санаарай.

Олон хүн рүү зэрэг бичихдээ:

CC (Carbon Copy), BCC (Blind Carbon Copy) хаягийн мөрнүүдийг зохих нөхцөл байдалд тохируулан ашиглаж байгаарай. To талбарт голлон илгээж байгаа хүмүүсийн мэйлийг бичих ба CC талбарт яг тухайн хүнд зориулж илгээгээгүй ч мэйлийг давхар харуулах хүндээ илгээнэ. Жишээ нь ажилчид, эсвэл багийн гишүүд хоорондоо харилцахдаа даргадаа, буюу төслийн ахлах ажилчинд мэйлийн хувийг явуулж хянуулах зэргээр ашигладаг. Харин BCC нь бусад хүлээн авагчдад мэйл хаягийг харуулахгүй хувь илгээх юм. Энэ нь хүлээн авагчийн хувийн мэйлийг нууцалж байгаа хэрэг. Олон хүнд мэйл хаягийг нь ил тараах нь бүдүүлэг хэрэг гэж үздэг хүн цөөнгүй байдаг гэдгийг санаарай. Ихэвчлэн зарлал тараах гэх мэт зүйлд BCC-г ашигладаг.
Мэйлийн жагсаалт (Mailing list) зэрэг ашиглан олон хүмүүс рүү зэрэг бичихдээ таны захиаг хүлээн авахыг хүсэхгүй, эсвэл зүгээр л өнгөрөөж орхих хүмүүс байгаа тул гарчигаа маш тодорхой өгөөд, мөн тайлбар асуултаа аль болох оновчтой, богино бичээрэй.

Агуулгад анхаарах зүйлс:

Мэндчилгээ бич. Хэнд хандаж байгаа зэргээ тодохой бичин мэндчилээрэй. Анх мэйл бичиж байгаа хүн бол шаардлагатай тохиолдолд өөрийгөө танилцуулаарай.
Товч бөгөөд тодорхой бичих. Энэ бол мэдээж зүйл байх. Гэхдээ товч бичих гээд хэтэрхий товч ойлгомж муутай, цөөн үгээр, яг дамжуулах гэсэн мэдээлэл чинь бүрэн дамжихгүй байж болох юм. Та өөрийн ухаалаг, тодорхой байдлыг мэйлдээ харуулах хэрэгтэй. Ингэснээр таны бичсэн товч, тодорхой зүйлд хүлээн авсан хүн тань талархах болно. Хэт их нуршуу тайлбар, олон давтан сануулсан зүйлийг бичихгүй байх нь дээр байдаг.
Дугаарлах. Нэг мэйлд олон агуулга, ямарваа зүйлсийн жагсаалт бичиж байгаа бол дугаарлаарай.
Монгол хэлээр бичиж буй бол Кириллээр бичээрэй. Латин үсгээр галиглаж бичихээс аль болох татгалзана уу!
Үг үсгийн алдаагаа шалгах. Албаны мэйлд үг үсгийн алдаа ихтэй бичвэл таныг арчаагүй, чадваргүй харагдуулна гэдгийг санаарай. Хэрэв танд үг үсгийн алдаа засагч програм байхгүй бол https://coo.mn/converter ашиглан алдаагаа шалгах боломжтой.
Тэмдэгтүүд хэтрүүлэн хэрэглэхгүй байх. Хэтэрхий олон ???? юм уу !!!! гэх мэтийг өгүүлбэрийн төгсгөлд хэрэглэхгүй байх. Энэ нь таныг уурлан, хилэгнэж буй мэтээр харагдуулна. Тиймээс ердийн бичгийн дүрмийн дагуу бичээрэй.
Том үсэг ашиглахгүй байх. Бүгдийг том үсгээр ТА НАД РУУ ЯВУУЛАХ ГЭЖ БАЙНА УУ? гэх мэтээр битгий бичээрэй. Хэрвээ та ямар нэгэн зүйлийг тодруулахыг хүсвэл зүгээр л давхар хаалтанд хийгээрэй. "Би үүнийг таныг анхааралдаа авахыг хүсэж байна" гэсэн байдлаар.
Илгээхийн өмнө өөрөө чангаар уншиж үзээрэй. Илгээх товчийг дарахын өмнө өөрөө чангаар заавал уншиж үзээрэй. Нэгэнт "Илгээх" товч дарсан бол үүнийг буцаах бараг боломжгүй. Тиймээс санаандгүй алдаанаас хүнд эвгүй сэтгэгдэл төрүүлж, цаашлаад магадгүй таны мэйлийн талаар компани даяар чинь яриа гарч ч мэднэ гэдгийг санаарай.
Ууртай байх үедээ захиа бүү бич. Дахин санаарай та Илгээх товчийг нэгэнт дарсан л бол буцаах боломжгүй. Та хэн нэгнийг дүрэлзүүлэн асааж, өөрийгөө магадгүй агнуулах зүйл хийх гэж байж ч мэднэ. Тиймээс дээрх сануулгыг дахин нэг уншаарай. Хэрэв ууртай үедээ заавал бичихийг хүсвэл Ноорог (Draft) байдлаар хадгалаад тайвширсан хойноо дахин нэг удаа чангаар уншиж засаад илгээх товчийг дарах эсэхээ шийдээрэй.
Тэмдэгтүүд бага хэрэглэ. "Smilies" буюу Эможи, сэтгэлийн хөдөлгөөн илэрхийлсэн тэмдэгтүүдийг хэрэглэх нь инээж, уурлаж, гунигтай байгаа зэргээ дамжуулахад хялбархан байдаг ч зарим хүмүүс тэр бүр энэ тэмдэгтүүдийг мэддэггүй, зарим тохиолдолд бүр нэг тэмдэгт өөр утгыг илэрхийлэх нь ч бий. Тиймээс аль болох тухайн бичиж буй хүндээ тохируулан хэрэглэх эсэхээ сонгож байгаарай.
Товчилбор үгсийг аль болох бага хэрэглээрэй. IMHO (in my humble opinion). FWIW (for what it's worth) болон ROTFL (rolling on the floor laughing) зэрэг товчилсон үгс нь Монгол хэлэнд тэр бүр байдаггүй ч интернет тогтмол хэрэглэдэг олон хүн их хэрэглэдэг. Гэвч хүлээн авсан хүн тань мэддэггүй бол яах вэ гэдгийг дахин нэг бодоорой.
Хүлээн авагчийн оронд орж бод. Хүлээн авч байгаа хүн тань таны бичиж байгаа мэйлийг уншаад яг хүссэн зүйлийг чинь хүлээж авч чадах уу гэдгийг сайн бодоод бичээрэй. Ойлгомжгүй дутуу зүйл биччихээд хүссэн хариугаа хүлээх нь утгагүй тул хангалттай ойлгохоор тайлбарлаж бичих хэрэгтэй.
Зураг хавсаргах: Асуулт асууж байгаа эсвэл нөхцөл байдал танилцуулж байгаа бол дэлгэцийн скрийншот эсвэл тухайн нөхцөл байдлын зураг зэргийг хавсарган аль болох ойлгомжтой бичээрэй.
Хавсралт файлын нэрийг анхаарах. Хавсралт файл нь Doc1.doc гэсэн байдлаар ойлгомжгүй нэртэй файл хавсаргахгүй байх хэрэгтэй. Тухайн файлын агуулгыг илэрхийлсэн таних боломжтой, он сар хавсаргасан зэрэг тодорхой нэр өгөх хэрэгтэй.
Нууц мэдээллийг хамгаал. Нууц мэдээлэл илгээж буй бол файл хэлбэрээр нууц үгтэйгээр архивлан илгээгээд нууц үгээ утас зэрэг өөр сувгаар дамжуулаарай. Мэйл хаяг хакинг халдлагад өртөх зэрэг үед нууц мэдээлэл алдагдах тохиолдол түгээмэл байдаг тул ийм хамгаалалт нь чухал юм.
Иш татах: Хариулж бичиж буй үед ирсэн мэйлийн хэсгүүдийг > тэмдгийг урд нь тавих буюу мэйл програмын quote хэрэгслийг ашиглан хэсэгчлэн болон бүтнээр иш татан хариулах нь ойлгомжтой болгодог.
Ойлгомжтой харагдахуйц таслах. Хэт урт мөрөнд үргэлжлүүлж бичихгүй. Байх, тусдаа хэсгүүдийн хооронд мөр шилжиж зай гаргах зэргээр нүдэнд ойлгомжтой харагдахаар бичих хэрэгтэй.
PS, жич зэрэг ашиглах. Мэйлийн төгсгөлд мэйлийн агуулгад хамааралгүй богино мэдээллийг PS, эсвэл жиш гээд бичиж илгээж болдог.

Жишээ мэйл:

Гарчиг: Вэб хостингийн үйлчилгээтэй холбоотой асуудал.

Агуулга:
Сайн байна уу Нарангарав дарга аа.

1. Вэб хостингийн үйлчилгээний хугацаа дуусахад 14 хоног үлдсэн байгаа талаар мэйл хүлээн авлаа.
Төлбөрөө 7 хоногийн дотор төлөх ёстой юм байна.
2. Мөн судалж үзэхэд Дусал хостинг гээд өөр хямд хостинг үйлчилгээ байдаг юм байна. Бид вэб сайтаа энэ үйлчилгээ рүү шилжүүлж болох юм гэсэн саналтай байна. Та дараах хаягаар орж мэдээлэл аваад шийдэж өгөөч.
https://hosting.dusal.net
3. Одоо байгаа вэб хостинг үйлчилгээнд бас зарим нэгэн асуудал байгаа юм. Та хавсралт зургаас алдааг харна уу.

PS: Таны захиж явуулсан материалыг авсан байгаа. Оффис дээр очихдоо өгье.

Хүндэтгэсэн,
Б. Батболд

Attachments: Web_hosting_алдааны_зураг_20100515.jpg

Сэтгэгдэл бичих
Сэтгэгдэл:

Асуулт асуух бол эхлээд энд дарж уншаарай.

@lily эндээс уншиж байгаад өөрөө заачихгүй юу баярлах

Энхмандах хэзээ бичсэн: 2011-12-30 13:07 | |

үнэхээр гоё мэдээлэл байна.
Энэ талаар хичээл заадаг хүн байдаг бол хэдэн цагийн хичээл ажилчиддаа авч өгмөөр байхын үнэхээр хэрэгтэй байна хичээл зааж өгөх хүн байна уу

lily (зочин) хэзээ бичсэн: 2011-12-30 09:11 | |